Googeln Sie in Ihren Projektdokumenten?

Sie kennen das: die Suche nach relevanten Informationen in den Projektdaten nimmt bei den meisten Baubeteiligten viel zu viel Zeit in Anspruch. Dies betrifft sowohl Architektur- oder Ingenieurbüros, Projektsteuerer oder Baufirmen. Ein Telefonanruf vom Auftraggeber oder ein Problem von der Baustelle genügt, um das Büro in Aufruhr zu versetzen.

• Wo war nochmals das Detail des Landschaftsgärtners vom Gründach?
• Wie hat er uns das zugesendet?
• Wurde das von uns auch an alle Beteiligten weitergeleitet?
• Haben alle Beteiligten diese Informationen auch erhalten?

Eine Lösung ist für viele Firmen daher die sogenannte „digitale Bauakte“. Alle relevanten Projektinformationen werden an einer Stelle zentral verwaltet und sind über den Gewährleistungszeitraum hinaus verfügbar. E-Mails, Bilder, Pläne etc. lassen sich hier komplett zentral archivieren. Diese Akte stellt sicher, dass bei späteren Regressforderungen schnell alle relevanten Unterlagen, auch die der Baubeteiligten, auf Fehler oder Unstimmigkeiten geprüft werden können.

Alles gebündelt in der digitalen Bauakte?

Allerdings ist die Sache nicht so einfach, wie sie im ersten Moment klingt. Die Verwaltung einer „digitalen Bauakte“ bringt einige Herausforderungen mit sich:

1. Die digitalen Projektinformationen sind meist nicht vollständig. Es fehlen häufig die E-Mails einiger Projektbeteiligter. Oder die Dokumentation, wie Projektinformationen verteilt wurden, ist unvollständig oder nur im „Arbeitsspeicher“ der Mitarbeiter verfügbar.
2. Es ist häufig unklar, wie die Projektkommunikation gelaufen ist. Aus den Unterlagen ist das oft nicht ersichtlich. Haben wir die Details an den Statiker und den Landschaftsgärtner weitergeleitet? Welche Version war das damals?
3. Außerdem hängt die Suchdauer oft davon ab, wie konsequent die Ablage zuvor erfolgt ist. Sie kennen das sicher auch, dass Unterlagen zum Projekt falsch einsortiert sind. Gibt es überhaupt eine gemeinsame Ablage? Wie viel Redundanz herrscht dort vor?

Bei Bildern wird das am offensichtlichsten: zu jeder Baubegehung werden zur Sicherheit Fotos gemacht. Diese landen dann meist auf dem Server, jedoch ohne Bezug zu den möglichen Stichworten, nach denen später gesucht werden könnte.

Er suchte immer so lange, bis er vergaß, was er suchte.

© Erhard Horst Bellermann (*1937), deutscher Bauingenieur, Dichter und Aphoristiker

Wenn Sie heute im Internet suchen, finden Sie über Suchmaschinen in Sekundenschnelle entsprechende Treffer. Das liegt daran, dass die Suchmaschinen alle Webinhalte nach Text durchsuchen und in einer intelligenten Datenbank für Abfragen optimieren.

Leider hört diese Intelligenz auf, sobald Sie sich auf Ihren eigenen Servern bewegen. Die Suche in Windows ist für die oben beschriebenen Probleme zu unvollständig. Die Textinhalte diverser Dokumente stehen Ihnen dort nicht zur Verfügung. Zudem müssen Sie an verschiedenen Stellen suchen: in Ihrem E-Mail-Programm, Ihrer Dateiablage oder auch auf gemeinsamen Ablageorten.

Zudem ist es nicht immer einfach, in den Treffern die richtige Stelle zu finden. Oft suchen Sie dann noch längere Zeit nach den richtigen Inhalten.

Das alles muss nicht sein, denn es gibt bessere Lösungen!

Dokumenten Management Systeme (DMS) – das digitale Archiv

In den meisten DMS lassen sich Dokumente in elektronischer Form datenbankbasiert ablegen. Dies geschieht jedoch nicht automatisch, sondern alle Dokumente müssen erfasst, verschlagwortet und abgelegt werden. Im digitalen Archiv lassen sich auch eingescannte, gedruckte oder gefaxte Dokumente integrieren, wie beispielsweise Baupläne. Von grundlegender Bedeutung ist dabei, wie sorgfältig der Archivierende vorgeht und ob sich alle Beteiligten konsequent an die Ablagestruktur innerhalb des Unternehmens halten.

Demzufolge stoßen die Nutzer solcher DMS auch schnell an die Grenzen des Systems:

1. Die Pflege und Schulung des Schlagwörterbuchs, das heißt die Verschlagwortung der Dokumente an sich, hängt von der Sorgfalt des Archivierenden ab. Eine sogenannte Volltextsuche, die alle Dokumente selbstständig indiziert, ist nur bei manchen Systemen verfügbar. Außerdem erhalten Sie meist nur die Anzahl der Treffer innerhalb eines Dokuments. Sie möchten aber die konkrete Stelle auf Ihrem umfangreichen Plan sehen können, spätestens wenn dieser A0-Größe erreicht hat.
2. Die Relation zwischen verschiedenen Dokumenten fehlt. Beispielsweise besteht die Baugenehmigung aus Plänen, Berechnungen und Formblättern. Diese sind häufig an verschiedenen Stellen abgelegt, ebenso wie die Unterlagen für ein Exposee.
3. In den meisten Systemen ist eine projektbezogene Sicht auf die Dokumente schwierig. Der Bauprozess in seinen Phasen und die lange Gewährleistungszeit mit Mängelerfassung und Beseitigung stellt eine Besonderheit dar. Über Jahre hinweg kommen immer wieder neue Informationen hinzu, die dem „alten“ Projekt zugeordnet werden müssen.
4. Außerdem sind im Bauprozess viele Akteure unterwegs und die müssen Zugriff auf die Projektdokumente haben. Das ist bei DMS oft nicht gegeben, wenn es sich um firmeninterne Lösungen handelt. Externe können hier selbständig keine Daten ablegen bzw. einsehen.

Nach DMS kommt PIM (Projekt-Informations-Management)

Projekt-Informations-Management-Systeme (PIM) wie beispielsweise das Newforma Project Center bieten hier völlig neue Ansätze. Eine Mischung aus DMS-System On Premise, einem Datenraum als Service für alle externen Beteiligten, und mobilen Apps stellt Projektinformationen dort zur Verfügung, wo sie benötigt werden.

Newforma setzt auf der bestehenden Ablagestruktur auf, Ihre Daten müssen also nicht in eine vorgegebene Ablagestruktur oder sogar in eine Datenbank eingepflegt werden. Es ist für Ihre Mitarbeiter nicht erforderlich, sich in neue Strukturen einzuarbeiten.

Sie müssen die Dokumente nur einem Projekt in Newforma zuordnen, wie in diesem Beispiel dem „Kindergarten Oberreut“. Suchbegriffe lassen sich dann in den entsprechenden Dokumenten einfach „googeln“.

Abbildung 1: Eingabe eines Suchbegriffs auf der Startseite des Beispiel-Projekts „Kindergarten Oberreut“

Das ist möglich, weil das Newforma Project Center zuvor alle vorhandenen Dateien indiziert hat. Damit ist gemeint, die Dateien werden durchsucht und die Ergebnisse in der Suchmaschine gespeichert. Eine Pflege der Schlagwörter ist somit nicht notwendig, auch wenn zusätzlich eigene Schlüsselworte verwendet und zugewiesen werden. Auf diese Datenbank greift die Suche zu und liefert sowohl eine Trefferliste als auch die Position von Suchbegriffen, beispielsweise in PDF-Dokumenten.

Abbildung 2: Suchbegriff "Gründach" angezeigt in einer E-Mail und in einem PDF-Dokument. Nach dem Dateityp kann vorab gefiltert werden.

Abbildung 3: Der Newforma Viewer zeigt die Position des Treffers im ausgewählten PDF.

Darüber hinaus bietet Newforma unterschiedliche Möglichkeiten, um Verknüpfungen und Bezüge zwischen Dokumenten herzustellen. Zum Beispiel können mit sogenannten Dokumentensätzen Dokumente zusammengefasst werden, die in unterschiedlichen Unterordnern abgelegt sind. Ohne den genauen Ablageort zu kennen, haben alle Projektbeteiligten immer Zugriff auf die aktuellsten Dateien. Außerdem können Sie Aufgaben erstellen und mit diesen Aufgaben alle notwendigen Dokumente verknüpfen. Wichtig hierbei ist, dass keine Kopien der jeweiligen Dokumente angelegt werden, sondern nur mit Verknüpfungen gearbeitet wird.

Newforma arbeitet grundsätzlich projektorientiert. Zwischen unterschiedlichen Projekten kann jederzeit gewechselt werden, auch eine Suche über mehrere Projekte ist möglich. Zusätzlich können die Informationen aus bereits abgeschlossenen Projekten mit Newforma angezeigt werden. Dies kann wichtig sein, wenn frühere Mitarbeiter nicht mehr verfügbar sind und neue Mitarbeiter auf die Informationen von alten Projekten zugreifen müssen.

Zusätzlich sind archivierte E-Mails für alle internen Mitarbeiter verfügbar, auf Wunsch auch für externe Beteiligte oder für den Bauleiter auf der Baustelle. Mittels einer App haben sie Zugriff auf diese Mails und alle weiteren Projektdokumente.

Zusammenfassung: Geld sparen dank einer PIM-Software

Im Durchschnitt verwenden die meisten Planer pro Woche 2 Stunden mit der Suche nach Projektinformationen. In einem Büro mit 25 Mitarbeitern macht das in der Regel im Jahr einen Betrag von 40.000 Euro aus. Das ist viel Geld, zumal in den meisten Büros im Moment die Arbeitskräfte knapp sind. Ein Projekt-Informations-Management-System wie Newforma kann Abhilfe schaffen. Informationen zu Newforma finden Sie auf unserer Webseite. Außerdem beraten wir Sie gerne kostenlos zu den Möglichkeiten von PIM in Ihrem Unternehmen.

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