Zum 1. Januar 2025 trat eine bedeutende Neuerung in Kraft, die Unternehmen im Baugewerbe und anderen Branchen vor neue Herausforderungen stellt: Die elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung) wird Pflicht. Diese Vorschrift gilt für Unternehmen aller Größen und Rechtsformen, sodass auch Architektur- und Planungsbüros, Selbstständige und Freiberufler ihre Abläufe rund um das Erstellen, Empfangen, Verarbeiten und Archivieren von Rechnungen prüfen und gegebenenfalls anpassen müssen.
In diesem Beitrag erfahren Sie, was sich ändert und wie Sie sich optimal darauf vorbereiten können.
Bis Ende 2024 konnten Rechnungen in verschiedenen Formaten, wie z. B. als PDF oder per E-Mail, elektronisch übermittelt werden. Seit dem 1. Januar 2025 wird jedoch ausschließlich die sogenannte E-Rechnung als gültiges Format anerkannt. Diese muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegen und den Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Ziel dieser Umstellung ist die Standardisierung und Digitalisierung des Rechnungsverkehrs, um eine effizientere Verarbeitung zu gewährleisten.
Zudem existieren länderspezifische und branchenspezifische Erweiterungen, sogenannte CIUS (Core Invoice Usage Specifications), die rechtliche Anforderungen einzelner Länder oder spezifische Branchenvorgaben, insbesondere in der Baubranche, berücksichtigen. In Deutschland werden vor allem zwei Formate genutzt: ZUGFeRD, eine Kombination aus einer menschenlesbaren PDF und einer maschinenlesbaren XML-Datei, sowie XRechnung, ein reines XML-Format, das insbesondere für den Rechnungsaustausch mit Behörden vorgeschrieben ist.
Bild: Freepik, SOFTTECH
Die Einführung der E-Rechnung ist Teil des Wachstumschancengesetzes und betrifft insbesondere inländische Unternehmen in der Kommunikation mit anderen Unternehmen (Business-to-Business, B2B) und Behörden (Business-to-Government, B2G), basierend auf der EU-Richtlinie 2014/55. Ziel ist es, den Rechnungsverkehr zu digitalisieren und dadurch Prozesse effizienter, sicherer und transparenter zu gestalten. Unternehmen, die diese Anforderungen nicht erfüllen, riskieren Verzögerungen bei Zahlungen oder gar Sanktionen. Eine frühzeitige Umstellung auf die neue Technologie ist daher essenziell.
Die eigentlichen Einsparpotenziale entfalten sich, wenn E-Rechnungen automatisiert gebucht, geprüft, freigegeben und archiviert werden. Digitale Informationen wie Absender, Rechnungsnummer, Datum und Betrag können ausgelesen und validiert werden, wodurch Fehler vermieden und Prozesse beschleunigt werden.
Die verpflichtende Umstellung bietet zahlreiche Vorteile. Unternehmen profitieren von reduzierten Papier- und Druckkosten sowie einem geringeren manuellen Aufwand. Die Rechnungsverarbeitung wird effizienter, da sich die Bearbeitungszeiten verkürzen und Fehlerquoten verringern. Zudem sorgt die elektronische Rechnungsstellung für eine automatische Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und bietet durch die digitale Speicherung eine bessere Archivierungsmöglichkeit. Auch Nachhaltigkeitsaspekte spielen eine Rolle, da durch die Umstellung auf digitale Rechnungen der Papierverbrauch und damit der CO₂-Fußabdruck reduziert wird.
Für die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen sind spezielle Softwarelösungen erforderlich. Dazu zählen Buchhaltungsprogramme und Web-Tools, branchenspezifische Software wie AVA-Programme oder BMSP-Lösungen (Büro- und Management-Software für Planungsbüros) sowie Viewer-Programme für den Empfang von XML-basierten Rechnungen.
Bild: SOFTTECH
Damit der Übergang innerhalb des Rechnungsprüfungsprozesses im Bauwesen so reibungslos wie möglich verläuft, ist eine geeignete AVA-Softwarelösung essenziell. Sie ermöglicht eine automatisierte Rechnungsstellung, die den aktuellen gesetzlichen Vorgaben entspricht und bietet alle notwendigen Funktionen für die gesetzeskonforme Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen.
Mit AVANTI pro sind Sie bestens vorbereitet und profitieren von einer effizienten, sicheren und digitalen Rechnungsabwicklung. Dank der Skalierbarkeit eignet sich AVANTI pro sowohl für kleine Büros als auch für große Bauprojekte. Um den Einstieg zu erleichtern, stehen umfassender Support sowie Schulungsangebote in Form von Online-Tutorials, Gruppenschulungen und individuellen Beratungen zur Verfügung.
Testen Sie jetzt die Software für Ausschreibung, Vergabe, Abrechnung und Kostenkontrolle und erleben Sie, wie einfach die Umstellung sein kann. Laden Sie die kostenlose Demo herunter und entdecken Sie, wie AVANTI pro Ihre Prozesse optimiert.
Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung ab 2025 ist nicht nur eine gesetzliche Anforderung, sondern auch eine Chance zur Optimierung betrieblicher Prozesse. Mit AVANTI pro sind Unternehmen bestens vorbereitet und profitieren von einer effizienten, sicheren und nachhaltigen Rechnungsabwicklung. Wer sich jetzt vorbereitet, stellt die Weichen für eine digitale und zukunftssichere Bauverwaltung. Eine individuelle Beratung oder eine kostenfreie Demo hilft dabei, den Umstieg problemlos zu gestalten.
*Dieser Beitrag stellt keine Rechtsberatung dar, sondern gibt den aktuellen Informationsstand zum 21.02.2025 wieder. Gesetzliche Regelungen können sich ändern. Bitte wenden Sie sich für eine rechtliche Beratung an einen Fachexperten oder Steuerberater.
Login