Digitale Projekt-Dokumentation oder Aktenschrank?

In Zusammenarbeit mit Frederic Jürgens, Rechtsanwalt und Fachanwalt für Bau- und Architektenrecht, Melchers Rechtanwälte in Heidelberg

Während der Entwicklung eines Bauvorhabens erstellen alle Planungsbeteiligten verschiedene Dokumente. Diese werden etliche Male verändert und ausgetauscht, bevor der Bauherr die endgültigen Unterlagen erhält.

Versionen verwalten im Planindex

Hinzu kommt jetzt, dass diese Dokumente häufig in unterschiedlichen Versionen vorliegen. Änderungswünsche der Baubeteiligten, das betrifft auch die Fachingenieure unter sich, führen zu unterschiedlichen Versionen. Der sogenannte Planidex mit seiner Änderungsliste ist für alle Beteiligten wichtig, damit immer auf der aktuellsten Planungsgrundlage gearbeitet wird.

Jedoch ergeben sich in fast allen Projekten folgende Herausforderungen:

1. Die Planungsbeteiligten arbeiten auf alten Planständen, sprich auf der falschen Version. Oft wird das aber erst im Jour fixe, der regelmäßigen Planungssitzung, offensichtlich.
2. Die Planungen weisen minimale Differenzen aus, die optisch nur sehr schwer auf den Plänen auszumachen sind.
3. Die Dokumente sind nicht immer dort verfügbar, wo Sie benötigt werden. Sie können ja kaum Ihren Aktenschrank auf die Baustelle mitnehmen.
4. Unterlagen auf Papier müssen kopiert werden, um an verschiedenen Stellen verfügbar zu sein. Dabei ist es dann schwierig herauszufinden, wer mit welcher Kopie arbeitet und wie die Änderungen zusammengeführt werden.
5. Schriftstücke sind nicht mehr auffindbar, weil Sie falsch abgelegt wurden.
6. Schließlich müssen alle Dokumente aus rechtlichen Gründen aufbewahrt werden. Mehr Informationen zum Thema "Aufbewahrungspflichten" finden Sie hier.

Demzufolge führen die meisten Büros zu große „analoge Archive“ mit etlichen Redundanzen. Sowohl die analogen als auch die digitalen Archive („digitale Bauakte“) sind häufig unvollständig. Wie kann also sichergestellt werden, dass zum Beispiel alle E-Mails projektbezogen und mit Anhängen langfristig archiviert sind?

Aufbewahrungsfristen für Dokumente

Für den Planer empfiehlt es sich, die Unterlagen jedenfalls nicht vor dem Ablauf von 10 Jahren nach Abnahme zu vernichten. Dies vor dem Hintergrund der nachfolgenden Fristen:

1. Die Frist zur Geltendmachung von Honoraransprüchen beträgt 3 Jahre mit Schluss des Jahres, in dem die Fälligkeit des Anspruchs eingetreten ist (gemäß §§ 195, 199 BGB).
2. Urheberrechtliche Ansprüche können auch 70 Jahre nach dem Tod des Urhebers geltend gemacht werden (§ 64 UrhG).
3. Gewährleistungsansprüche bestehen laut BGB bis zu 5 Jahre nach Abnahme (bei Freianlagen sind es u. U. nur 2 Jahre), Haftungsansprüche erlöschen im Ausnahmefall erst nach 30 Jahren.
4. Herausgabeansprüche des Bauherrn verjähren nach 30 Jahren (§ 197 BGB), was eine langfristige Aufbewahrung bedingt.
5. Steuerliche Aufbewahrungspflichten sind nach GoBD geregelt („Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“).*

Ist DMS die Lösung für Ihre Projekt-Dokumentation?

Wer heute im Internet etwas sucht, nutzt Suchmaschinen, die in Sekundenschnelle Treffer liefern. Leider hört diese Intelligenz auf, sobald Sie sich auf dem eigenen Server bewegen.

Dokumenten-Management-Systeme (DMS) sollen hier Abhilfe schaffen. Dokumente werden digital archiviert und mit Schlagworten versehen, nach denen Sie später suchen können. Doch woher wissen Sie heute, nach was Sie in 5 Jahren suchen werden, wenn der Gewährleistungsfall eingetreten ist? Vielleicht ist auch der Mitarbeiter, der das Projekt bearbeitet hat, dann gar nicht mehr im Büro.

DMS am Beispiel von E-Mail-Management

Am offensichtlichsten wird dieses Problem bei den E-Mails, die auf dem eigenen Account liegen. Aus Datenschutzgründen muss das auch so sein. Nun ist der Mitarbeiter weg und sein E-Mail-Postfach auch. Viele Büros richten sich daher für jedes Projekt jeweils separate E-Mail-Postfächer ein. Diese Postfächer müssen sich natürlich alle Projektbeteiligten auf ihren Account „dazubuchen“. Zum einen kostet das Geld, der Account ist zu bezahlen, zum anderen sind diese E-Mails als PST-Datei dem Projekt nicht langfristig zugeordnet.

Außerdem werden die Anhänge in den E-Mails von Outlook bei Regressforderungen nicht mit durchsucht. Hinzu kommt noch, dass externe Projektbeteiligte keinen Zugriff auf wichtige E-Mails haben. Daten werden daher oft redundant vorgehalten – in unserem Falle heißt das: E-Mails weiterleiten und in CC an mehrere Kollegen verteilen. Ob die Informationen per E-Mail wahrgenommen werden, kann nicht kontrolliert werden.

Darüber hinaus gibt es auch Dokumenten-Management-Systeme, die E-Mails archivieren. Aber viele Anwender wollen weiterhin wie gewohnt mit Outlook arbeiten und E-Mails versenden können. Eine separate Anwendung zu nutzen bedeutet Mehraufwand.

Sie binden sich langfristig bei der Wahl Ihres DMS

Zudem arbeiten die meisten dieser Systeme datenbankorientiert. Sollten Sie sich irgendwann entscheiden, das System abschaffen zu wollen, wird das nahezu unmöglich. Alle Ihre Daten, auf die Sie wie oben beschrieben angewiesen sind, liegen nun in dieser Projekt-Datenbank. Sie sind also langfristig an den von Ihnen ausgewählten Anbieter gebunden.

Nach DMS kommt PIM

Projekt-Informations-Management-Systeme (PIM) wie beispielsweise das Newforma Project Center bieten hier völlig neue Ansätze. Eine Mischung aus DMS-System On Premise, einem Datenraum als Service für alle externen Beteiligten, und mobilen Apps stellt Projektinformationen dort zur Verfügung, wo sie benötigt werden.

Das Schöne ist, diese Systeme integrieren sich in Ihre bestehende IT-Umgebung. Sie empfangen und versenden nach wie vor E-Mails über Outlook. Über Plug-ins lassen sich E-Mails in einen vom PIM-System bereitgestellten Projektordner, auf Wunsch sogar mit Unterstruktur, archivieren.

Abbildung 1: Projekt-E-Mails über die Startseite eines Projekts auswählen.

Abbildung 2: Suche innerhalb der Projekt-E-Mails mithilfe von Filterfunktionen und Suchbegriffen.

Die archivierten E-Mails sind umgehend für alle internen Mitarbeiter verfügbar, auf Wunsch auch für externe Beteiligte oder für den Bauleiter auf der Baustelle. In den Inhalten können Sie mithilfe der Newforma Suchmaschine in Sekunden Treffer finden und sich die Stelle im Dokument anzeigen lassen.

So verhält es sich auch mit allen anderen Projektdokumenten. Flexible Systeme docken sich an Ihre IT-Landschaft an, ohne diese zu verändern. Es wird alles so belassen wie es ist und keine neue Datenbank aufgebaut, wie das bei DMS der Fall ist.

Mit PIM nehmen Sie auch „unflexible“ Mitarbeiter mit ins Boot

Die Implementierung eines Projekt-Informations-Management-Systems gibt Ihnen auch die Möglichkeit Mitarbeiter einzubeziehen, die nach „bewährten“ Methoden arbeiten möchten. Denn Ausgrenzen der Kollegen bedeutet, diese auch langfristig zu verlieren. In der momentanen Arbeitsmarktsituation ist das keine gute Alternative.

Der Hintergrund ist folgender: Es gibt Systeme, die wie Google Ihre Datenstruktur indizieren. Der Google Crawler (Indexmaschine) benötigt bei Ihrer Webseite nur den Einstiegsknoten (URL), um zu wissen, welche Informationen zu Ihrer Firma gehören.

Ein PIM-System macht dasselbe mit Ihren Daten auf dem Server. Der Projekteinstiegsknoten ist in diesem Fall der Projektordner. Alles, was darunter stattfindet, wird indiziert und Sie können per Volltextsuche darin googeln. So tragen auch die „Verweigerer“ automatisch zum Projekterfolg bei, wenn sie ihre Dokumente wie bisher auf dem eigenen Server ablegen.

Fazit

Ein PIM-System kann die Lösung für Ihre erfolgreiche Projektdokumentation sein. Sie können Ihre bestehende Datenstruktur beibehalten und sind damit unabhängig. Gleichzeitig sparen Sie viel Zeit bei der Suche nach den richtigen Inhalten. Gerne beraten wir Sie kostenlos zu den Möglichkeiten von PIM in Ihrem Unternehmen, nehmen Sie mit uns Kontakt auf: www.softtech.de/kontakt

Exkurs GoBD

GoBD – „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”. Eine GoBD-konforme Buchhaltung muss folgende Kriterien nachweislich erfüllen:

• Nachvollziehbarkeit: Jede Buchung braucht einen Beleg.
• Richtigkeit: Jeder Steuerpflichtige ist für seine Buchhaltung verantwortlich, auch wenn er diese Dritten übertragen hat.
• Vollständigkeit: Jeder Geschäftsvorfall muss dokumentiert sein, das gilt auch für Hard- und Software.
• Ordnung: Buchungen müssen nachvollziehbar, das heißt chronologisch geordnet und jederzeit einsehbar sein.
• Unveränderbarkeit: Daten dürfen nicht nachträglich geändert werden. Sollten Korrekturen nötig werden, so müssen diese klar ersichtlich sein.
• Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen: Barzahlungen müssen am gleichen Tag gebucht werden, bei bargeldlosen Zahlungen gelten 10 Tage.
• Aufbewahrungsfrist: Unternehmen müssen zudem sicherstellen, dass aufbewahrungspflichtige Unterlagen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist – normalerweise sind das 10 Jahre – jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.*

* Beratung durch Frederic Jürgens, Rechtsanwalt und Fachanwalt für Bau- und Architektenrecht, Melchers Rechtanwälte in Heidelberg

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