Gehen Sie in der täglichen E-Mail Flut unter?

Kommt Ihnen diese Situation bekannt vor? Der Posteingang Ihres E-Mail-Accounts ist prall gefüllt und sobald einige E-Mails bearbeitet sind, kommen bereits neue rein. Sicher, nicht alles ist wichtig oder muss von Ihnen persönlich bearbeitet werden, aber auch das Weiterleiten und Ablegen der Mails ist aufwändig. Folglich ist das Risiko groß, dass E-Mails liegenbleiben oder gar nicht beantwortet werden.

Warum verlieren viele den Überblick über ihre E-Mails?

1. Speicherort ist ungeeignet oder es fehlt ein aussagekräftiger Dateiname

   Nehmen wir mal an, Sie möchten eine E-Mail abspeichern. Dann brauchen Sie einen geeigneten Speicherort und einen sinnvollen Dateinamen. Hierbei sind viele von uns versucht, möglichst alle Informationen in Ordner- oder Dateinamen zu packen. Sie oder Kollegen wollen diese später schließlich wiederfinden. Im Endeffekt führt das jedoch zu langen und unübersichtlichen Ablagepfaden bzw. Dateinamen.

2. Wichtige E-Mails landen in persönlichen Ablageordnern

   Anwender sind es gewohnt, in E-Mail-Programmen (wie beispielsweise Outlook) mit Unterordnern zu arbeiten. Jedes Projekt erhält einen eigenen Ordner. Das mag dem besseren Überblick dienen, jedoch haben andere Projektbeteiligten dann keinen Zugriff auf diese E-Mails.

3. Die persönlichen Projekt-Ablage-Ordner im E-Mail-Programm sind überfüllt

   Einige Anwender wollen sicherstellen, dass wichtige E-Mails nicht verloren gehen und sie jederzeit danach suchen können. So werden Ablage-Ordner immer voller und die zu archivierenden Datenmengen der einzelnen Mitarbeiter immer größer.

4. Mehrere Empfänger erhalten die gleiche E-Mail und archivieren sie

   E-Mails gehen häufig direkt oder in Kopie an mehrere Empfänger. Hier fällt es dann schwer nachzuvollziehen, ob die E-Mail bereits abgelegt wurde. Häufig werden diese von allen Beteiligten sicherheitshalber noch einmal abgespeichert. Dies kann dazu führen, dass eine spätere Suche keine eindeutigen Ergebnisse liefert und zusätzlich viel Speicherplatz verschwendet wird.

5. Beim Versand wird sicherheitshalber ein möglichst großer Personenkreis einbezogen

   Um beim Versand von E-Mails sicherzustellen, dass alle Projektbeteiligten in Kenntnis gesetzt sind, vergrößert sich häufig die „CC“ oder „BCC“-Liste. Dabei besteht aber keine Garantie, dass niemand vergessen wurde. Außerdem kann das ebenfalls zu unerwünschter Mehrfachablage führen.

6. Reaktionen auf E-Mails sind nicht nachvollziehbar

   Eine E-Mail erfordert in der Regel eine Reaktion. Hierbei kann es sich um einfache Fragen handeln, die sich kurz beantworten lassen, aber auch um umfangreiche Planänderungen aufgrund von Bauherrenwünschen. Dann ist es oft schwierig nachzuvollziehen, ob und wie die Aufgabe gelöst wurde.

Rettung, damit Sie in Ihrer E-Mail Flut nicht untergehen

Bauprojekte laufen häufig über mehrere Beteiligte, die dann noch an unterschiedlichen Orten arbeiten. Zwangsläufig tauschen sie wichtige Informationen auch per E-Mail aus. Dann gilt es den Überblick zu behalten, damit das Projekt nicht aus dem Ruder läuft.

Für diese Herausforderung gibt es Tools zum E-Mail-Management, die meist in PIM-Software (Projekt-Informations-Management) integriert sind. Eine Lösung heißt Newforma, denn mit dieser PIM-Software lassen sich einfach und effizient E-Mails zuordnen, ablegen und wiederfinden, wenn sie gebraucht werden.

Konkret heißt das für die oben angesprochenen Themen:

1. Add-In hilft bei der Wahl eines gemeinsamen Speicherortes

   Newforma bietet hier eine komfortable Anbindung an Ihr E-Mail-Programm über ein entsprechendes Add-In: Nachrichten können entweder per Drag-and-drop oder über einen Dialog archiviert werden. Der Ablageort kann hierbei definiert werden, der Dateiname wird automatisch vergeben. Die Suche in den E-Mails erfolgt im Newforma Project Center.

2. Alle Projektbeteiligten haben Zugriff auf sämtliche Projekt-E-Mails

   Sobald eine E-Mail über Newforma in einem Projekt abgelegt wurde, haben ALLE Projektteam-Mitglieder Zugriff auf diese E-Mail, unabhängig davon, ob sie ursprünglich Empfänger dieser E-Mail waren oder nicht.

3. E-Mails werden nicht in der persönlichen Ablage gespeichert

   Wird eine E-Mail über Newforma in einem Projekt abgelegt, wird diese automatisch in den Projektdaten mit allen Anhängen gespeichert und dann standardmäßig aus dem E-Mail-Programm gelöscht. Dadurch verringern sich die zu archivierenden Datenmengen der einzelnen Nutzer. Die Suche in den E-Mails erfolgt später im Newforma-Project-Center. Da die E-Mails durch Newforma im Projektordner abgelegt werden, sind diese in die Projektdatensicherung integriert.

4. Mehrfachablage wird vermieden

   Newforma erkennt, wenn eine E-Mail bereits im Projekt abgelegt ist und verhindert somit die Mehrfachablage ein und derselben E-Mail.

5. E-Mails sind eindeutig Projekten und damit allen Projektbeteiligten zugeordnet

   Newforma bietet die Möglichkeit, E-Mails bereits beim Versand einem Projekt zuzuordnen. Die E-Mail wird verschickt, im Projekt archiviert, aus dem E-Mail-Programm entfernt und steht allen Projektbeteiligten über Newforma-Project-Center zur Verfügung.

6. Aufgaben lassen sich direkt aus einer E-Mail erstellen und sind nachvollziehbar

   Auf Grundlage einer E-Mail kann direkt eine Aufgabe in Newforma erstellt und zugewiesen werden. Mit dieser Aufgabe ist die dazugehörige E-Mail verknüpft. Auch weitere Dokumente und E-Mails lassen sich mit dieser Aufgabe verknüpfen. Dementsprechend sind alle Änderungen an dieser Aufgabe nachvollziehbar.

Fazit: Nachvollziehbare Projektdokumentation durch gutes E-Mail-Management

Ein gutes E-Mail-Management spart Zeit und Nerven der Mitarbeiter, denn sie haben nicht mehr das Gefühl „unterzugehen“ in der Flut von E-Mails. Außerdem spart jedes Unternehmen Speicherplatz, wenn E-Mails einmalig und sicher abgelegt sind. Die Dokumente sind leicht zu finden und somit ist Ihre Projektdokumentation nachvollziehbar.

Sie finden Informationen zu Newforma auf unserer Webseite. Außerdem beraten wir Sie gerne kostenlos zu den Möglichkeiten von PIM in Ihrem Unternehmen.

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