Die Wirtschaft boomt, die Auftragsbücher sind voll, die Arbeitsauslastung in den Ingenieur- und Planungsbüros liegt bei 120 %. Denn laut einer Studie der Bundesarchitektenkammer liegt die durchschnittliche Arbeitszeit eines Architekten bei 51,3 Stunden pro Woche! *
Es fällt den meisten Büros schwer, neue und qualifizierte Mitarbeiter zu finden. Auffallend ist, dass die Bürogröße hier eine wesentliche Rolle spielt. *
(Quelle: Analyse der Büros selbständig tätiger Mitglieder der Architektenkammern der Länder; Ergebnisse einer repräsentativen Befragung durch die Hommerich-Forschung im Auftrag der Bundesarchitektenkammer e.V., 2017)
In dieser Situation gibt es dann meist nur eine Lösung: Die Aufgaben und Prozesse im Büro müssen optimiert werden! Und da helfen bereits folgende Grundsätze: Aufgaben dürfen nicht mehr doppelt erledigt werden und das Wichtige muss vom Unwichtigen getrennt sein.
Das klingt erst mal selbsterklärend, aber in vielen Büros, vor allem größeren mit mehr als 25 Mitarbeitern, sind folgende Szenarien leider oft Alltag:
TEAM ist eine Abkürzung für „Toll, Ein Anderer Macht‘s“
Aufgabenmanagement bedeutet nicht, die eigene Verantwortung auf andere abzuwälzen. Entscheidungen zu treffen und dafür einzustehen ist nicht jedermanns Sache. So kommt es häufiger vor, dass Dinge wegdelegiert werden, die eigentlich selbst entschieden werden könnten oder Aufgaben, die noch keinen Verantwortlichen haben, liegen bleiben.
Lieber keine Verantwortung übernehmen
Oft beobachten wir, dass Chefs gerne Mitarbeiter hätten, die eigenverantwortlich agieren. Die Mitarbeiter haben aber Angst, die falschen Entscheidungen zu treffen und dafür zur Rede gestellt zu werden. Die Frage hier sollte sein: Wie wird aus diesen Fehlern gelernt? Wie ist sichergestellt, dass sie kein zweites Mal passieren?
Viele Aufgaben machen mich unersetzlich
Um durch die eigene Arbeitsauslastung ihren Arbeitsplatz zu sichern, nehmen manche Mitarbeiter zu viele Aufgaben an, die sie am Ende gar nicht mehr bewältigen können. Wenn das dem Projektleiter nicht auffällt, sind Terminverzögerungen vorprogrammiert.
Jede Aufgabe muss erfasst sein
Jeder Beteiligte führt eine eigene „Kladde“, in der seine To-dos stehen. Die der Kollegen allerdings nicht. So fehlt der Überblick zu den Aufgaben im Team und welche Termine überfällig sind. Auf der anderen Seite kann man es auch übertreiben. Einige Kollegen verstecken eigene Unzulänglichkeit durch Aufgaben-Mikromanagement. Muss das wirklich alles erfasst werden?
Unsere Faustregel ist, alles was Geld kostet oder kosten kann, sollte als Aufgabe im Makromanagement erfasst sein. Dabei bedeutet Geld z. B. auch einen Auftrag, der nicht gewonnen wird und somit später im Umsatz fehlt.
Hier ist jedoch Vorsicht geboten: Wer legt für wen Aufgaben an? Der Übergang von „gut gemeint“ zu „Mobbing“ ist fließend. An dieser Stelle hat die Führungskraft eine Kontrollfunktion.
Unsere Aufgabenlisten schreiben wir in Excel und Word
Hier ist dann der Projektleiter der Leidtragende, denn er muss auch dafür Sorge tragen, dass der Status der einzelnen Aufgaben immer aktuell ist. Das erfordert viel Zeit in Meetings, die anderweitig besser einsetzbar wäre.
Es gibt immer mehr Programme, die sich um die Aufgabenbewältigung in Projektteams kümmern. Dabei ist darauf zu achten, dass es nicht nur um die interne Aufgabenbewältigung geht. Gerade im Bauprozess müssen auch externe Planungsbeteiligte am Informationsfluss teilhaben können. Die Projektmanagement-Software Newforma beispielsweise bietet umfangreiche Möglichkeiten der Aufgabenverwaltung:
Mit Newforma können alle Aufgaben eines Objektes jederzeit von allen Projektbeteiligten eingesehen werden. Demzufolge kann jeder reagieren, wenn ein Teammitglied unvorhergesehen ausfällt und die Gefahr droht, dass Aufgaben nicht rechtzeitig abgeschlossen werden.
Wie bereits erwähnt, sind Excel-Listen nicht das Optimum zur Aufgabenverwaltung. Die Lösung bietet hier ein interaktives Jour fixe-Protokoll, das auch für Externe zur Verfügung steht und erledigte und neue Aufgaben automatisch verwaltet. Das bedeutet eine wesentliche Erleichterung für den Projektleiter.
Die PIM-Software Newforma protokolliert nicht nur sämtliche Änderungen an einer Aufgabe. Zusätzlich können Aufgaben mit einer Besprechung verknüpft oder als Topics einer Besprechung verwendet werden. Auf diesem Weg können Jour fixe-Protokolle erstellt und fortgeführt werden.
Die Aufgabenverwaltung muss dort zur Verfügung stehen, wo sie gerade benötigt wird. Das kann im Büro, während einer Besprechung oder auf der Baustelle sein.
Newforma bietet die Möglichkeit, über einen Webbrowser oder über diverse Apps für mobile Endgeräte auf Projekte zuzugreifen. Auf diesem Weg erhalten Sie jederzeit Informationen und können die damit zusammenhängenden Aufgaben bearbeiten.
Zu jeder Aufgabe müssen die relevanten Dokumente verfügbar sein, damit auch kurzfristig ein anderes Teammitglied die Aufgabe übernehmen kann. Newforma bietet nicht nur einen Überblick über alle Aufgaben, sondern protokolliert auch sämtliche Änderungen. Ebenso können alle relevanten Dokumente einer Aufgabe zugewiesen werden.
Eine PIM-Software hilft Ihnen Aufgaben effizient zu organisieren und Vorgänge transparent für alle Projektbeteiligten zu machen. Das motiviert auch Ihre Mitarbeiter bei der Bewältigung ihrer Teil-Aufgaben. Denn es fällt Kollegen leichter Verantwortung im Team zu übernehmen, wenn die Strukturen klar und Erfolge sichtbar sind.
Lassen Sie sich zu dem Thema „Aufgabenmanagement in Projekten“ kostenlos von uns beraten. Informationen zu Newforma finden Sie auch auf unserer Webseite: www.softtech.de/newforma
Eine Aufgabe kann immer nur einen Hauptverantwortlichen haben. Sollte der Verantwortliche Hilfe von Kollegen benötigen, organisiert er das selbstständig.
Dasselbe gilt auch für die E-Mail-Kommunikation, denn es kann nur einen Ansprechpartner geben und ggf. beliebig viele Kollegen im CC (Carbon Copy = Durchschrift zur Kenntnisnahme). Mehr Informationen zum E-Mail-Management mit Newforma finden Sie hier bei uns im Blog.
Gloger, B., Rösner, D. (2014): Selbstorganisation braucht Führung: Die einfachen Geheimnisse agilen Managements, Wien: Hanser Verlag
* Quelle: Analyse der Büros selbständig tätiger Mitglieder der Architektenkammern der Länder; Ergebnisse einer repräsentativen Befragung durch die Hommerich-Forschung im Auftrag der Bundesarchitektenkammer e.V., 2017
